ZUGFeRD, XRechnung, EN 16931, PDF/A-3 — kurz und verständlich erklärt.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Wichtig: Ein normales PDF oder ein eingescanntes Papier-Dokument ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne — es ist für Maschinen nicht auslesbar, sondern nur ein Bild von einer Rechnung.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es sieht aus wie ein gewöhnliches PDF, enthält aber zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit allen Rechnungsdaten in strukturierter Form. Menschen lesen das PDF, Software liest die XML. Technisch basiert es auf PDF/A-3.
International wird dasselbe Format unter dem Namen Factur-X geführt — die beiden Begriffe bezeichnen im Kern dieselbe Sache.
Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Anteil. Sie ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) und enthält zusätzliche nationale Pflichtfelder (z. B. die Leitweg-ID).
Der Unterschied in einem Satz: ZUGFeRD = PDF mit XML darin. XRechnung = nur XML.
EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Datenfelder eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie zueinander in Beziehung stehen. Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung sind Ausprägungen dieser Norm — deshalb kann man beide gegen denselben Regelsatz prüfen.
PDF/A ist ein Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dateien: alle Schriften müssen eingebettet sein, keine externen Abhängigkeiten, kein Passwortschutz. Die Variante PDF/A-3 erlaubt zusätzlich, beliebige Dateien im PDF einzubetten — genau darauf baut ZUGFeRD auf.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen, die sich unter anderem nach dem Vorjahresumsatz richten.
Da sich diese Fristen im Detail ändern können, verlassen Sie sich bitte nicht allein auf diese Seite: Maßgeblich sind die aktuellen Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen sowie die Beratung durch Ihre Steuerberatung.
Das Aussehen des PDFs sagt nichts über die eingebettete XML aus. Typische Ursachen:
Deshalb bietet unser Validator einen Filter an, mit dem Sie zwischen „für ZUGFeRD relevant“ und „für XRechnung relevant“ umschalten können.
Wir kombinieren drei offizielle, quelloffene Prüf-Engines:
Alle drei Ergebnisse werden zusammengeführt und doppelte Meldungen entfernt.
Nein. Hochgeladene Dateien werden ausschließlich zur unmittelbaren Verarbeitung genutzt, nur temporär vorgehalten und direkt danach automatisch gelöscht. Details in unserer Datenschutzerklärung.