Häufige Fragen zur E-Rechnung
ZUGFeRD, XRechnung, EN 16931, PDF/A-3 und die gesetzlichen Fristen kurz erklärt. Stand: Oktober 2026.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Ein normales PDF oder ein eingescanntes Papier-Dokument ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es sieht aus wie ein gewöhnliches PDF, enthält aber zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Menschen lesen das PDF, Software liest die XML. Technisch basiert es auf PDF/A-3. International heißt dasselbe Format Factur-X.
Mit PDF zu XML lesen Sie die eingebettete XML aus, mit PDF + XML zusammenführen erzeugen Sie eine ZUGFeRD-Datei.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Anteil. Sie ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und enthält zusätzliche nationale Pflichtfelder, zum Beispiel die Leitweg-ID. Eine XRechnung können Sie mit Rechnung anzeigen lesbar darstellen.
Kurz: ZUGFeRD = PDF mit XML darin. XRechnung = nur XML. Mehr dazu im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Was ist EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Datenfelder eine elektronische Rechnung enthalten muss. ZUGFeRD und XRechnung sind Ausprägungen dieser Norm; beide lassen sich gegen denselben Regelsatz prüfen.
Was bedeutet PDF/A-3?
PDF/A ist ein Standard für die Langzeitarchivierung: alle Schriften eingebettet, keine externen Abhängigkeiten, kein Passwortschutz. PDF/A-3 erlaubt zusätzlich eingebettete Dateien. Darauf baut ZUGFeRD auf.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen:
- Bis 31. Dezember 2026 dürfen Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (z. B. einfaches PDF) weiter verwendet werden.
- Bis 31. Dezember 2027 gilt das weiterhin für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
- Ab 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen als E-Rechnung ausgestellt werden.
Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer beim Ausstellen (Ratgeber Kleinunternehmer). Maßgeblich sind die Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen und die Beratung durch Ihre Steuerberatung. Eine Checkliste finden Sie unter Fristen und Checkliste.
Warum ist meine Rechnung „nicht konform“, obwohl sie gut aussieht?
Das Aussehen des PDFs sagt nichts über die eingebettete XML aus. Typische Ursachen:
- Fehlende Pflichtfelder in der XML, z. B. die Käuferreferenz (BR-DE-15)
- Rechenfehler bei Summen oder Steuer (BR-CO-10, BR-S-08)
- PDF/A-Verstöße, etwa nicht eingebettete Schriften
Alle häufigen Meldungen sind unter Fehlercodes erklärt.
Welche Prüfwerkzeuge verwendet E-Invoice Studio?
- Mustangproject: Schema und EN-16931-Regeln für ZUGFeRD und XRechnung
- KoSIT-Validator mit der offiziellen XRechnung-Konfiguration: deutsche Regeln, nur bei XRechnung
- veraPDF: Referenz-Validator der PDF Association für PDF/A
Im Prüfergebnis sehen Sie, welche Schritte ausgeführt wurden.
Werden meine Rechnungen gespeichert?
Nein. Hochgeladene Dateien werden nur zur unmittelbaren Verarbeitung genutzt und danach gelöscht. PDF zusammenfügen, Bilder zu PDF und der Logo-Konverter laufen ganz in Ihrem Browser. Details in der Datenschutzerklärung.