XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format brauche ich?
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten in Deutschland als E-Rechnung. Der Unterschied liegt in der Form: ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML, die XRechnung besteht nur aus XML.
Der Unterschied in einem Satz
ZUGFeRD sieht für Menschen aus wie eine normale PDF-Rechnung und enthält zusätzlich die strukturierten Daten. Die XRechnung ist nur für Maschinen gemacht; ohne Software sehen Sie lediglich XML-Code.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Dateiform | XML (UBL oder CII) | PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Anzeige-Software | Ja, wie jede PDF |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | Rechnungen zwischen Unternehmen |
| Besonderheit | Zusätzliche deutsche Pflichtfelder, z. B. Leitweg-ID | Mehrere Profile; MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung |
Entscheidung in drei Fragen
- Ist der Empfänger eine Behörde? Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel die XRechnung und eine Leitweg-ID. Welche Formate ein Rechnungsportal annimmt, steht in den Vorgaben des Auftraggebers.
- Hat der Empfänger einen Wunsch? Viele Buchhaltungsprogramme lesen beide Formate. Fragen Sie im Zweifel nach; das vermeidet Rückfragen.
- Soll die Rechnung ohne Software lesbar sein? Dann ist ZUGFeRD die bequemere Wahl, weil der Empfänger die PDF wie gewohnt öffnen kann.
Vorsicht bei ZUGFeRD-Profilen
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung und erfüllen EN 16931 nicht; sie gelten deshalb nicht als E-Rechnung. Geeignet sind BASIC, EN16931 (früher „COMFORT“), EXTENDED und XRECHNUNG. Unser Werkzeug erzeugt ZUGFeRD im Profil EN16931.
Kann ich beides erzeugen?
Ja. Mit E-Rechnung erstellen geben Sie die Daten einmal ein und laden wahlweise die XRechnung oder die ZUGFeRD-PDF herunter. Beide werden vorher geprüft.
Diese Information ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich sind die Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen.