E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten und Umsetzung
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen dürfen sie nach § 34a UStDV weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden, können aber auch E-Rechnungen schicken.
Empfangen: Pflicht seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass Sie die XML lesen und im Original aufbewahren können (siehe E-Rechnung empfangen).
Ausstellen: Wahlrecht nach § 34a UStDV
Für Kleinunternehmer regelt § 34a UStDV eine Erleichterung: Sie dürfen ihre Rechnungen trotz der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich weiterhin als sonstige Rechnung stellen, also auf Papier oder als einfaches PDF. Eine E-Rechnung ist trotzdem erlaubt und für Kunden oft bequemer.
Offen ist ein Detail: Ein BMF-Schreiben vom 18. März 2025 zur Kleinunternehmerregelung nennt für E-Rechnungen von Kleinunternehmern eine Zustimmung des Empfängers. Der Deutsche Steuerberaterverband hält das für widersprüchlich und hat eine Klarstellung gefordert (DStV). Im Zweifel stimmen Sie das Format mit Ihrem Kunden kurz ab.
Was in der E-Rechnung anders ist
- Alle Positionen haben die Steuerkategorie E (steuerbefreit) und 0 %.
- Ein Befreiungsgrund ist Pflicht, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Fehlt er, meldet die Prüfung BR-E-10.
- Steuernummer oder USt-IdNr. müssen trotzdem angegeben werden (BR-DE-16).
So geht es mit unserem Formular
Aktivieren Sie in E-Rechnung erstellen beim Verkäufer die Option „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Steuerkategorie, Steuersatz und Hinweistext werden dann automatisch gesetzt, in der XML und in der PDF.
Diese Information ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich sind die Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen.