E-Rechnung empfangen: öffnen, prüfen, aufbewahren
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt; entscheidend ist, die Rechnung lesen, prüfen und im Original aufbewahren zu können.
1. Erkennen, was Sie bekommen haben
- PDF mit Anhang „factur-x.xml“ oder „zugferd-invoice.xml“: eine ZUGFeRD-Rechnung. Die PDF ist lesbar, die XML ist der rechtlich maßgebliche Teil.
- Nur eine .xml-Datei: in der Regel eine XRechnung. Ohne passende Software sehen Sie nur Code.
- Einfache PDF ohne XML: keine E-Rechnung; bis Ende 2026 (bzw. 2027) aber noch zulässig.
2. Lesbar machen
Laden Sie die XML in Rechnung anzeigen. Sie sehen Positionen, Steuer, Summen und Bankverbindung als übersichtliche Rechnung. Aus einer ZUGFeRD-PDF holen Sie die XML mit PDF zu XML.
3. Prüfen
Eine fehlerhafte E-Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden. Mit E-Rechnung prüfen sehen Sie, ob die Datei EN 16931 erfüllt. Erklärungen zu den Meldungen finden Sie unter Fehlercodes.
4. Im Original aufbewahren
Nach den GoBD muss die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen Format unveränderbar archiviert werden, bei ZUGFeRD also die PDF mit eingebetteter XML, bei XRechnung die XML-Datei. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF ersetzt das Original nicht.
Checkliste
- Ein Postfach für Rechnungen festlegen und Absendern mitteilen
- Klären, wer E-Rechnungen öffnet, prüft und freigibt
- Archiv für Originaldateien einrichten (unveränderbar, auffindbar)
- Buchhaltungsprogramm auf XRechnung- und ZUGFeRD-Import prüfen
Diese Information ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich sind die Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen.